Vì sao gần như không nhà cung cấp nào công khai bảng giá
Phần lớn phần mềm quản lý đội sale thị trường được bán theo mô hình tư vấn — đội kinh doanh của nhà cung cấp muốn nói chuyện trực tiếp trước khi đưa ra con số, vì giá còn phụ thuộc vào số lượng người dùng, số tính năng, và khả năng thương lượng của từng khách hàng.
Hệ quả là người mua phải đi qua nhiều vòng gọi điện chỉ để biết ngân sách cần chuẩn bị là bao nhiêu, và rất khó so sánh chéo giữa các nhà cung cấp vì mỗi nơi trình bày báo giá theo một cấu trúc khác nhau.
Tính theo đầu tài khoản: dễ hiểu lúc demo, dễ vỡ trận khi đội sale mở rộng
Cách tính phổ biến nhất trong ngành phần mềm nói chung là theo đầu tài khoản hoạt động mỗi tháng — thêm một nhân viên là thêm một suất phí. Cách này rất dễ giải thích trong buổi demo với năm, mười tài khoản dùng thử, và đó cũng là lý do nó xuất hiện trong hầu hết các bảng giá phần mềm quản lý nói chung.
Vấn đề xuất hiện khi đội sale thị trường của một nhà phân phối vốn thường xuyên biến động — mùa cao điểm tuyển thêm cộng tác viên, nhân sự luân chuyển theo tuyến — trong khi ngân sách phần mềm vận hành của phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ lại có một trần khá cố định. Theo khảo sát dải giá các phần mềm cùng phân khúc tại Việt Nam, mức trần tâm lý đó thường rơi vào khoảng 999 nghìn đồng mỗi tháng; một đội vài chục người tính theo đầu người rất dễ vượt xa mức này dù đơn giá mỗi tài khoản nhìn có vẻ hợp lý.
Tính theo điểm bán hoặc theo tuyến: khớp với cách nhà phân phối đo quy mô kinh doanh
Một cách tính khác — ít phổ biến hơn nhưng đáng cân nhắc — là tính theo số điểm bán được phủ hoặc số tuyến đang chạy, thay vì theo số người cầm điện thoại. Đây là đơn vị đo gần với cách nhà phân phối thực sự nghĩ về quy mô kinh doanh của mình: hôm nay có bao nhiêu điểm bán, không phải hôm nay có bao nhiêu nhân viên.
Cách tính này ổn định hơn khi nhân sự thay đổi, vì một nhân viên nghỉ và người mới vào thay không làm phát sinh chi phí, miễn là số điểm bán hoặc tuyến không đổi. Nó cũng buộc nhà cung cấp phải hiểu đúng mô hình vận hành của khách hàng thay vì áp một công thức tính giá chung cho mọi loại hình kinh doanh.
Chi phí ẩn không nằm trong bảng giá: triển khai và giai đoạn thích nghi
Dù chọn cách tính nào, phí thuê bao hàng tháng chỉ là một phần của tổng chi phí. Phần còn lại là công sức chuyển quy trình thăm điểm bán, cấp bậc khách hàng, quy tắc duyệt hiện có của công ty vào hệ thống mới — công việc này gần như không bao giờ xuất hiện trong bảng giá công khai.
Vài tuần đầu sau khi triển khai, nhân viên sale chuyển từ thói quen ghi tay hoặc dùng bảng tính sang thói quen dùng hệ thống, và năng suất ghi nhận thường giảm trước khi tăng trở lại. Không tính trước giai đoạn này vào ngân sách và tâm lý của đội ngũ là lý do phổ biến nhất khiến một dự án bị đánh giá là 'phần mềm không hiệu quả' ngay tháng đầu tiên.
Ba câu nên hỏi trước khi xin báo giá, thay vì hỏi thẳng giá bao nhiêu
Câu hỏi 'giá bao nhiêu' sẽ luôn nhận được câu trả lời khác nhau tuỳ vào cách trình bày của người bán. Câu hỏi đáng hỏi hơn là: hệ thống tính phí theo đầu người hay theo điểm bán, chi phí thay đổi ra sao khi đội sale co giãn theo mùa, và phần triển khai ban đầu có tính riêng hay đã gộp vào phí thuê bao.
- Đơn vị tính giá là gì: đầu người, điểm bán, hay tuyến — và điều đó có khớp với cách công ty đang đo quy mô không
- Khi đội sale tăng hoặc giảm giữa chu kỳ, chi phí thay đổi theo cách nào
- Chi phí triển khai và đào tạo ban đầu có nằm trong báo giá hay phát sinh riêng