先問要留住哪四種資料，再談用什麼工具
多數公司導入拜訪紀錄系統，第一步是比較功能表：能不能拍照、能不能定位、介面好不好用。這些都不是錯的問題，但都問得太早。
真正該先定下來的，是每次拜訪一定要留住的四種資料：客戶分級、拜訪目的、當次結論、下一步日期。這四項定不下來，再貴的系統也接不住。
- 客戶分級：這次拜訪的對象屬於哪一級，決定後續跟進的頻率
- 拜訪目的：這趟是初次接觸、報價還是收款，目的不同，該問的問題也不同
- 當次結論：客戶當下的具體反應，不是「還在考慮」這種空話
- 下一步日期：什麼時候該再聯絡，寫成明確日期，不是「之後再約」
紙本真正的問題，不是不方便，是進不了公司的系統
業務員手寫紀錄本身沒什麼問題，真正的麻煩是這些資訊出不了那本筆記本。哪些客戶卡在猶豫階段、哪些該優先跟進，只有寫紀錄的業務自己知道，主管要等業務口頭回報才看得到全貌。
等到月底開會才彙整這些資訊，通常已經太晚——該催的單早就冷了，該轉單給別人接手的客戶，也已經被晾在一邊好幾週。
欄位定錯，換幾套系統都一樣
很多公司買了功能齊全的拜訪紀錄系統，業務照樣回頭用紙本，原因幾乎都一樣：系統要求填的欄位，跟業務實際在客戶那裡的對話對不上，填起來像在應付表單。
欄位設計要貼著真實的拜訪流程走，而不是套用一套通用範本。業務在現場能自然回答的問題，才有機會被完整記下來。
- 欄位太多、太細，業務會選擇跳過不填，資料反而更不完整
- 欄位用詞跟業務平常講的話對不上，填的時候要多想一層
- 主管想看的排序資訊，如果不在欄位設計裡，系統再貴也生不出來
定好欄位後，才是挑系統的時候
欄位定案之後，挑工具反而簡單很多：能不能讓業務在客戶現場、用手機幾十秒填完這四個欄位，是第一道篩選門檻。填起來慢的工具，業務一定會想辦法繞過去。
第二個要看的，是這些資料填完之後會不會自己動——到了下一步日期會不會提醒業務，客戶分級變化會不會被主管看見。資料躺著不動，跟紙本沒有本質上的差別。