Xuất khẩu gỗ sang EU cần giấy tờ gì trước mốc 2026-12-30

EU không quy định doanh nghiệp Việt Nam phải dùng mẫu giấy nào của Việt Nam. Yêu cầu là chứng minh được hàng tuân thủ pháp luật của nước sản xuất và truy ngược được tới nguồn. Trên thực tế, bộ hồ sơ này chính là những chứng từ mà cơ quan kiểm lâm và hải quan trong nước vẫn yêu cầu: hồ sơ khai thác hoặc mua bán lâm sản, bảng kê lâm sản, hợp đồng và hóa đơn theo từng lô nguyên liệu, sổ theo dõi nhập xuất kho.

Chỗ hay hỏng không phải là thiếu giấy, mà là giấy không nối được với nhau. Bảng kê nguyên liệu không gắn được với lệnh sản xuất, lệnh sản xuất không gắn được với lô hàng xuất. Khi khách EU hỏi lô này gỗ từ đâu, câu trả lời phải là một chuỗi chứng từ khép kín, không phải một bản cam kết.

Cách kiểm tra nhanh trước khi khách hỏi: chọn ngẫu nhiên một lô đã xuất trong sáu tháng gần nhất và thử đi ngược lại tới thửa đất. Nếu chuỗi đứt ở đâu thì đó chính là chỗ phải sửa quy trình, không phải chỗ để bổ sung giấy.

Điều kiện gốc là mốc 2020-12-31: gỗ phải đến từ đất không bị mất rừng sau ngày đó, và phải được khai thác mà không gây suy thoái rừng sau ngày đó. Đây là điều kiện về thực địa, không phải điều kiện về giấy tờ, nên không có cách nào bù bằng chứng từ.

Về dữ liệu phải nộp, Điều 9(1)(d) yêu cầu thu thập định vị địa lý của tất cả các thửa đất đã sản xuất ra hàng hóa, kèm ngày sản xuất hoặc khoảng thời gian sản xuất. Định vị địa lý ở đây có định nghĩa kỹ thuật: tọa độ kinh độ và vĩ độ, ít nhất một điểm vĩ độ và một điểm kinh độ, giữ tối thiểu 6 chữ số thập phân.

Với thửa đất trên 4 hecta, một điểm tọa độ là không đủ — phải cung cấp đủ các điểm mô tả chu vi thửa, tức một đa giác. Đây thường là điểm vỡ trận với gỗ rừng trồng thu mua từ hộ dân, vì dữ liệu hiện có chỉ dừng ở tên xã và tên đại lý.

Bản sửa 2025/2650 mở một cửa hẹp cho nhà điều hành sơ cấp thuộc loại siêu nhỏ hoặc nhỏ: yêu cầu định vị địa lý có thể thay bằng địa chỉ bưu chính của tất cả các thửa đất. Cửa này gắn với chủ thể sơ cấp có quy mô nhỏ, không phải với mọi doanh nghiệp nhỏ trong chuỗi, nên đừng mặc định là mình được dùng. Chi tiết cách dựng lớp dữ liệu này nằm ở bài truy xuất nguồn gốc chuỗi cung ứng theo yêu cầu của EU.

Cuối cùng là lưu trữ: toàn bộ thông tin, tài liệu và dữ liệu phải giữ 5 năm kể từ ngày sản phẩm được đưa ra thị trường hoặc xuất khẩu.

Doanh nghiệp lớn và vừa áp dụng từ 2026-12-30; doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và cá nhân kinh doanh được lùi tới 2027-06-30, nhưng chỉ khi được thành lập vào hoặc trước 2024-12-31.

Ngành gỗ có thêm một tầng loại trừ. Sản phẩm nằm trong phụ lục của quy định gỗ cũ của EU, tức Quy định (EU) số 995/2010, bị loại khỏi phần lùi hạn. Doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc nhỏ kinh doanh những sản phẩm gỗ đó vẫn phải tuân thủ từ 2026-12-30.

Nói cách khác, với gỗ thì lịch chuẩn bị nên tính theo mốc 2026-12-30 cho mọi quy mô, rồi mới xét xem mình có rơi vào diện được lùi hay không. Làm ngược lại — giả định được lùi rồi mới đi kiểm tra — là cách mất nguyên nửa năm. Phân loại đầy đủ nhóm hàng và nhóm doanh nghiệp nằm ở bài EUDR nhóm hàng bị ảnh hưởng gồm những gì.

Nếu bộ phận chứng từ vẫn đang làm theo quy trình của năm trước thì rất dễ nộp nhầm cửa. Ngày 2025-04-21, Bộ Công Thương ra quyết định thu hồi thẩm quyền cấp giấy chứng nhận xuất xứ, cấp giấy chứng nhận hàng hóa không thay đổi xuất xứ và tiếp nhận đăng ký mã số REX theo cơ chế ưu đãi thuế quan phổ cập của Na Uy và Thụy Sĩ đã giao trước đó cho Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam; quyết định có hiệu lực ngay trong ngày ký.

Từ 2025-05-05, tổ chức này ngừng cấp toàn bộ C/O mẫu A, mẫu B, C/O không ưu đãi theo yêu cầu của nước nhập khẩu, giấy chứng nhận hàng hóa không thay đổi xuất xứ, C/O mẫu GSTP và ngừng tiếp nhận đăng ký REX. Cục Xuất nhập khẩu thuộc Bộ Công Thương tiếp nhận phần việc này.

Lần đổi thứ hai là phân cấp. Nghị định 146/2025/NĐ-CP ngày 2025-06-12 quy định phân định thẩm quyền trong lĩnh vực công thương; khoản 6 Điều 28 của nghị định là căn cứ để Bộ Công Thương ban hành Thông tư 40/2025/TT-BCT ngày 2025-06-22 về cấp giấy chứng nhận xuất xứ và chấp thuận bằng văn bản việc tự chứng nhận xuất xứ, với hai đầu mối thực hiện là Cục Xuất nhập khẩu và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Theo các bản tổng hợp văn bản pháp luật, thông tư này có hiệu lực từ 2025-07-01.

Sang năm 2026, theo bản tổng hợp của LuatVietnam, Thông tư 26/2026/TT-BCT được ký ngày 2026-05-20 và có hiệu lực từ 2026-05-29, tiếp tục làm rõ việc phân công cấp giấy chứng nhận xuất xứ giữa Cục Xuất nhập khẩu và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tại Điều 19. Song song, theo Bộ Công Thương, 36 thủ tục hành chính trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đã được sửa đổi, bổ sung và có hiệu lực từ 2026-05-01, trọng tâm là quy trình cấp C/O ưu đãi và không ưu đãi cùng thủ tục chấp thuận bằng văn bản về tự chứng nhận xuất xứ trong ASEAN; theo bản tổng hợp của LuatVietnam, 36 thủ tục này nằm trong Quyết định 771/QĐ-BCT ký ngày 2026-04-09.

Kết luận thực dụng cho bộ phận chứng từ: trước mỗi lô, xác nhận lại nơi nộp hồ sơ và mẫu C/O tương ứng với thị trường đích, thay vì dùng lại quy trình của lô trước. Trong hai năm gần đây, đầu mối đã đổi nhiều hơn số lần hầu hết doanh nghiệp kịp cập nhật quy trình nội bộ.

Từ 2026-07-01, Nghị định 169/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan thay thế Nghị định 128/2020/NĐ-CP. Trong đó có một điều khoản dành riêng cho hành vi giả mạo xuất xứ Việt Nam với hàng xuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập tái xuất, quá cảnh và chuyển khẩu: mức phạt chia theo trị giá hàng vi phạm, kèm tịch thu tang vật, buộc tiêu hủy hoặc buộc nộp lại số tiền tương đương giá trị tang vật đã tiêu thụ.

Thời hiệu xử phạt cũng đáng để bộ phận chứng từ ghi nhớ: 5 năm với vi phạm hành chính về quản lý thuế chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự, và 2 năm với các vi phạm khác trong lĩnh vực hải quan.

Con số 5 năm này trùng với thời hạn lưu hồ sơ của quy định chống mất rừng. Nếu phải chọn một chuẩn lưu trữ duy nhất cho cả hai phía, chọn mốc dài hơn và lưu theo lô — làm hai hệ thống song song thì đến khi cần tra sẽ không hệ thống nào đủ.

Lớp nguồn gốc nằm ở bộ phận thu mua, lớp dữ liệu thửa đất nằm ở người đi rừng hoặc đại lý, lớp chứng từ nằm ở bộ phận xuất nhập khẩu. Ba bộ phận này thường dùng ba cách ghi khác nhau và chỉ gặp nhau khi có sự cố. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp có đủ giấy nhưng vẫn không trả lời được câu hỏi của khách trong vòng vài ngày.

Cách sửa không phải là làm thêm một file tổng hợp cuối kỳ, mà là thống nhất một mã lô dùng chung cho cả ba lớp ngay từ lúc nhập nguyên liệu. Khi mã lô là chung, việc tra ngược trở thành thao tác lọc, không còn là một cuộc điều tra.

Với khách mới, phần trình bày cũng quan trọng không kém phần lưu trữ: hồ sơ tốt mà không cho khách thấy được ngay từ vòng đầu thì vẫn mất đơn — cùng một logic với những bằng chứng khách quốc tế cần thấy trước khi hỏi giá.